Gala 360 kullanıcıları için hazırlanmış, insan kaynakları süreçlerini doğru, verimli ve standartlara uygun şekilde yönetmeyi öğreten kurumsal eğitim platformu.
Aşağıdaki kartları sırasıyla inceleyin. Her karta tıkladığınızda, ilgili işlemin nasıl yapılacağı adım adım anlatılmaktadır.
Sistemin doğru çalışabilmesi için ilk olarak şirket bilgileri eklenir.
Sistemin tüm modüllerini doğru kullanım mantığıyla öğrenin.
Hatalı hesaplamaları ve manuel süreçleri ortadan kaldırın.
Şirket bünyesinde yer alan tüm personeller sisteme tanımlanır ve organizasyon yapısı oluşturulur.
Sistemin tüm modüllerini doğru kullanım mantığıyla öğrenin.
Hatalı hesaplamaları ve manuel süreçleri ortadan kaldırın.
İK verilerini karar destek mekanizmasına dönüştürün.
İzin süreçlerinin otomatik takibi ve yönetimi.
Sistemin tüm modüllerini doğru kullanım mantığıyla öğrenin.
Şirket araçlarının takibi ve toplu veri girişi.
Sistemin tüm modüllerini doğru kullanım mantığıyla öğrenin.
Hatalı hesaplamaları ve manuel süreçleri ortadan kaldırın.
Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüden Ayarlar > Şirket Yönetimi alanına girilir ve Şirket Ekle butonuna tıklanır.
Her bir SGK sicil numarası sistemde ayrı bir şirket olarak tanımlanır.
Şirket ekleme sırasında talep edilen tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru şekilde girilmesi gerekmektedir. Resmi Ünvan alanına, vergi levhasında yer alan ünvanın birebir ve tam hali yazılmalıdır. Bu bilgi, sistem raporlarında ve çıktılarda aynı şekilde kullanılacaktır.
SMS gönderim altyapısı kullanılmayacaksa, Verimor ID ve Verimor Şifre alanları boş bırakılabilir. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra Şirket Ekle butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.
Sol menüden Ayarlar > Kullanıcılar alanına girilir ve Kullanıcı Ekle butonuna tıklanır. Açılan ekranda kullanıcıya ait gerekli bilgiler eksiksiz şekilde doldurulur.
Sistemde iki farklı kullanıcı rolü bulunmaktadır: Sistem Yöneticisi ve Yönetici.
Sistem Yöneticisi, sistemde tanımlı olan tüm şirketlerin personel, araç ve diğer tüm verilerine erişim yetkisine sahiptir. Ayrıca, maaş alanı dahil olmak üzere tüm verileri görüntüleyebilir.
Yönetici rolüne sahip kullanıcılar ise yalnızca kendilerine yetki verilen şirketleri görüntüleyebilir. Eğer maaş bilgisi görüntüleme yetkisi tanımlanmadıysa, maaş alanlarını göremezler.
Sistem Yöneticisi rolü seçildiğinde, alt kısımda yer alan şirket seçim alanından herhangi bir seçim yapılmasına gerek yoktur.
Yönetici rolü seçildiğinde ise, kullanıcının erişim sağlaması istenen şirketler alt bölümden seçilmelidir. Bu seçimler doğrultusunda kullanıcının yalnızca yetki verilen şirketlere ait verileri görüntüleyebilir.
Çok sayıda personel tanımlaması yapılacaksa, Excel üzerinden toplu personel ekleme işlemi hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu yöntem, özellikle yoğun personel yapısına sahip firmalar için önerilmektedir.
Toplu veri aktarımı için sol menüden Ayarlar > Toplu Veri Aktarımı alanına girilir. İlgili ekranın sağ üst kısmında yer alan Format İndir butonuna tıklanarak Excel dosyası indirilir.
İndirilen Excel dosyasında yer alan alanlar, belirtilen format ve kurallara uygun şekilde doldurulmalıdır. Dosyada herhangi bir alanın boş bırakılmaması gerekmektedir.
Excel dosyasında yer alan Company ID alanına, personelin bağlı olduğu şirketin sistemdeki şirket ID bilgisi girilmelidir. Bu bilgi, Şirket Yönetimi ekranından görüntülenebilir.
Görev ID alanı ise, personelin görev tanımını ifade eder. Usta, yardımcı gibi görevler için ilgili ID bilgileri Ayarlar > Tanımlamalar bölümünde yer alan görev tanımlarından alınmalı ve ID olarak girilmelidir.
BES kesintisi, engel durumu gibi alanlarda 0 değeri pasif, 1 değeri ise aktif durumu ifade etmektedir. Bu alanlar ilgili personele göre doğru şekilde işaretlenmelidir.
Manuel personel eklemek için sol menüden Personel → Personel Ekle menüsüne tıklanır.
Görev alanı boş görünebilir. Bu durumda personel ekleme işleminden önce Ayarlar → Tanımlamalar → Görevler bölümünden gerekli görevlerin (Usta, Yardımcı vb.) tanımlanmış olması gerekir.
Açılan ekranda personelin kimlik, iletişim ve çalışma bilgileri eksiksiz şekilde doldurulur.
Görev tanımlaması yapıldıktan sonra görev alanı aktif hale gelir ve personel için uygun görev seçilebilir.
Kan grubu, medeni durum gibi ek bilgiler girilir.
Personelin telefon numarası doğru ve eksiksiz girilmelidir. Hatalı veya eksik girilen telefon numaralarına SMS bildirimleri gönderilemez.
Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra Kaydet butonuna basılarak personel ekleme işlemi tamamlanır.
Personel evraklarını yönetmek için sol menüden Personel sayfasına gidilir.
İlgili personelin evraklarını eklemek için listede yer alan yeşil evrak ikonuna tıklanır.
Açılan alanda personelle ilgili evraklar PDF veya PNG formatında sisteme yüklenebilir.
Gerekli tüm evraklar yüklendikten sonra kayıt işlemi tamamlanır.
Yüklenen evrakları görüntülemek için aynı listede bulunan mor evrak görüntüleme ikonuna tıklanır.
Bu alandan istenilen evrak görüntülenebilir ve gerektiğinde paylaşılabilir.
İzin işlemleri için sol menüden İzinler sayfasına gidilir.
Bu alanda sistemde tanımlı tüm personeller listelenir ve isteğe bağlı olarak filtreleme yapılabilir.
Sayfanın alt bölümünde üç farklı listeleme alanı bulunur: Tüm Personel, İzinli Personel ve Pasif Personel.
Pasif Personel alanında işten ayrılan personeller yer alır.
İzinli Personel alanında aktif olarak izin kullanan personeller görüntülenir.
Tüm Personel alanında ise firmaya bağlı tüm personeller ve yıllık izin durumları yer alır.
Sistem, yıllık izin haklarını İş Kanunu’na uygun olarak personelin yaşı ve kıdem süresine göre otomatik hesaplar.
İzin verildikçe, kullanılan izin süreleri sistem tarafından otomatik olarak düşülür.
Yeni bir izin tanımlamak için İzin Ekle butonuna tıklanır.
İlgili personel otomatik olarak seçili gelir, ardından izin türü belirlenir.
İzin başlangıç tarihi, izin dönüş tarihi ve işbaşı tarihi seçilir.
İzin onaylandığında personele otomatik SMS bilgilendirmesi gönderilir.
Aynı zamanda sistem üzerinden izin belgesi oluşturulur.
Oluşturulan izin belgesi yazdırılarak imzalı şekilde tekrar sisteme yüklenebilir.
Belge yüklenmese dahi, izin kaydı sistem üzerinde dijital olarak saklanmaya devam eder.
Araç ekleme işlemleri için sol menüden Araçlar sayfasına gidilir ve Araç Ekle butonuna tıklanır.
Açılan ekranda araca ait tüm gerekli bilgiler eksiksiz şekilde doldurulur.
Araç muayene bitiş tarihine 15 gün kala, sistem tarafından otomatik olarak filo sorumlusuna hatırlatma SMS’i gönderilir.
Araç tanımlama sırasında ilgili şoför ve filo sorumlusu mutlaka seçilmelidir.
Şoför ve sorumlu atama işlemleri, personel tanımlama yapısına benzer şekilde gerçekleştirilir.
Çok sayıda araç tanımlaması yapılacaksa, Excel üzerinden toplu araç ekleme işlemi hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu yöntem, özellikle yoğun araç yapısına sahip firmalar için önerilmektedir.
Toplu veri aktarımı için sol menüden Ayarlar > Toplu Veri Aktarımı alanına girilir. İlgili ekranın sağ üst kısmında yer alan Format İndir butonuna tıklanarak Excel dosyası indirilir.
İndirilen Excel dosyasında yer alan alanlar, belirtilen format ve kurallara uygun şekilde doldurulmalıdır. Dosyada herhangi bir alanın boş bırakılmaması gerekmektedir.
